組合員のサービス向上と業務効率化の実現に向け東海地区の生活協同組合の加入業務をデジタル化

生活協同組合連合会東海コープ事業連合（注1）（以下、東海コープ）と、東海コープの会員生協である生活協同組合コープぎふ（注2）（以下、コープぎふ）、生活協同組合コープあいち（注3）（以下、コープあいち）、生活協同組合コープみえ（注4）（以下、コープみえ）は、富士通株式会社（注5）（以下、富士通）と共同で、組合員のサービス向上と加入業務の効率化を実現するため新規組合員加入システムを開発し、コープぎふ、コープあいち、コープみえにおいて、2021年3月1日より順次運用を開始します。

本システムは、新規組合員向けの加入受付に専用タブレットを活用し、入力データを組合員管理システムなどの基幹システムへ自動で保存するシステムです。手書き文字をAIで認識する機能により、加入受付タブレットに手書きで記入した氏名や住所などの情報をテキスト化して全ての加入申込書に反映することができるため、新規組合員の加入手続きにかかる時間を短縮することが可能です。また、加入情報をすべてデジタル化することで、膨大な加入申込書の入力業務を無くすことや年間約10万枚の紙コストの削減、保管スペースの削減、検索の効率化を実現します。さらに、配達員の持つ宅配業務用スマートフォンとも連携することで、配達員がタイムリーに組合員の情報を共有し、組合員のライフスタイルに合わせたきめ細やかな宅配サービスを提供することが可能となります。

富士通は、今後も東海コープおよび各生協とともに、組合員とのニューノーマル時代に合ったコミュニケーション手段を構築し、東海コープのデジタルトランスフォーメーションの加速を支援していきます。

背景

全国の生活協同組合において、デジタルでの各種申請が進む一方で、新規加入手続きは、紙による運用が一般的で、印刷や登録、ファイリングといった業務の効率化や紙コストの削減が喫緊の課題となっています。また、新規組合員にとっても、紙での申請は複数の用紙に同じ情報を何度も記入する必要があり、手間となっていました。さらに、個人情報の記載された加入申込書は、セキュアな取り扱いが求められています。

新規組合員加入システムの概要

東海コープにおいて、新規組合員の加入手続きの簡素化・時間短縮や職員の後方事務作業の効率化、個人情報の記載された紙の削減に向け、新規組合員加入システムを導入します。

手書き文字入力による加入手続き時間短縮
現在、新規加入の際には、加入申込書、口座登録用紙、配達料一部免除の用紙など複数の帳票に記入する必要があり、新規組合員にとっては氏名・住所などを何度も記入することが手間となっています。手書き文字をAIで認識する機能を加入受付タブレットに採用することで、手書き文字をそのままテキスト化することに加え、氏名・住所をタブレット上に一度記入するだけで、全ての加入申込書に反映可能となり、手続きにかかる時間を大幅に短縮します。また、入力者の都合に合わせることのできるシステムフローや、見やすいデザインによって入力のしやすさに徹底的に配慮し、分かりやすくスムーズな加入手続きを支援します。

組合員管理システムとの連携により加入にかかる作業負荷の削減と個人情報のセキュアな取り扱い
これまで加入受付担当者や後方事務作業員は、新規組合員が紙に記載した内容を事務センターで入力する必要がありました。また、システム登録後も紙を保管する必要があり、転記およびファイリングの業務負荷が高くなっています。本システムでは、加入情報を加入受付タブレットに入力することですべてデジタル化し、組合員管理システムへ自動でデータ保存することにより、登録業務の負荷軽減と登録業務品質およびスピードの向上を実現し、全体で約3割の作業効率化を目指します。また、紙文書でのやり取りを電子データに置き換えることで、個人情報を含んだ紙をセキュアに取り扱うことが可能です。

宅配業務用スマートフォンとの連携によるきめ細やかなサービス提供
新規加入の際に組合員からヒアリングした内容、例えば配達時にチャイムを鳴らす、注文品の置き場所リクエストなどの要望を加入受付タブレットに入力します。その情報を配達担当者の宅配業務用スマートフォンへタイムリーに連携し、組合員のライフスタイルにあわせたきめ細やかな宅配サービスの提供を実現します。

1,500台を超えるタブレットおよびスマートフォンの展開には、富士通のパートナーである扶桑電通株式会社（注6）と連携します。

全体イメージ

加入情報を宅配業務用スマートフォンと連携

今後について

東海コープは今後さらなる機能強化を検討し、宅配だけでなく、複数名で構成するグループ配達への導入や新規のグループ登録などにも対応していくことを目指します。富士通は、今後も東海コープおよび各生協とともにニューノーマル時代に合った組合員とのコミュニケーション手段を構築し、東海コープのデジタルトランスフォーメーションの加速を支援していきます。

商標について

記載されている製品名などの固有名詞は、各社の商標または登録商標です。

注釈

注1

生活協同組合連合会東海コープ事業連合：
所在地愛知県名古屋市、理事長森政広。
注2

生活協同組合コープぎふ：
所在地岐阜県各務原市、理事長大坪光樹。
注3

生活協同組合コープあいち：
所在地愛知県名古屋市、理事長森政広。
注4

生活協同組合コープみえ：
所在地三重県津市、理事長鈴木稔彦。
注5

富士通株式会社：
本社東京都港区、代表取締役社長時田隆仁。
注6

扶桑電通株式会社：
本社東京都中央区、代表取締役社長有冨英治。

本件に関するお問い合わせ

東海コープ事業連合

機関運営部
電話：052-703-1352（代表）

富士通株式会社

富士通コンタクトライン（総合窓口）

0120-933-200
（通話無料）

受付時間： 9時～17時30分（土曜日・日曜日・祝日・富士通指定の休業日を除く）

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