PRESS RELEASE （サービス）

2019年2月4日
富士通株式会社

公文書管理の電子化と100%電子決裁を強力に推進
渋谷区「電子決裁・文書管理システム」を「IPKNOWLEDGE」をベースに構築

背景

公文書に関連した事件などを背景に、2018年7月の閣僚会議において公文書管理方法の見直しと改善施策が検討され、公文書の作成から保存、管理、移管までを一貫して電子的に行う仕組みの構築について、総務省の基本的な指針「電子決裁移行加速化方針」が策定されました。

渋谷区は、2019年1月の庁舎移転とそれに伴うICT 基盤の整備を機に、ワークスタイル改革の一環として、迅速な意思決定を実現する電子決裁を含む公文書管理プロセスの電子化による職員の業務効率化などを目指し、2019年4月から「電子決裁・文書管理システム」の本格運用を開始します。

渋谷区のIPKをベースとする「電子決裁・文書管理システム」導入のポイント

1. 電子化をベースとする公文書管理プロセス改革を実施
   • 紙をベースとする従来の公文書業務プロセスを組織横断で大幅に見直し、公文書の収受から起案、決裁、保管、廃棄までを一貫して電子的に行うルールや、事務手続きや添付書類の取り扱いなどの全庁統一の公文書管理基準を策定。
   • 新たな公文書プロセスを支えるシステムについても「電子決裁・文書管理システム」と既存の財務会計システムとを連携させ、財務会計決裁を含めて電子決裁化を実現。
   • 新たな公文書管理業務を定着させるため、職員だけでなく、区長や副区長などの特別職にも研修を実施。
2. 公文書決裁100％電子化による迅速な意思決定

   研修を受講する長谷部区長

   • 従来の紙媒体での決裁では、最多十数か所におよぶ決裁手続きなどにおいて決裁箱に留まる時間や持ち回る手間がかかっていたが、電子決裁により、決裁の迅速化と業務効率化が可能。
   • ICT基盤を活用し、決裁者は時間や場所にとらわれずに迅速かつ柔軟に決裁可能。
   • 複数の決裁者に対して並行して決裁処理が進められる運用にしたことで意思決定を迅速化。
   
   
3. 電子化による公文書の適正管理とペーパーレス化の促進
   • 公文書の収受から起案、決裁、保管、廃棄までの適切な管理と分類を行い、公文書のライフサイクルを一元管理するとともにペーパーレス化を推進。電子化できない添付公文書についても添付公文書ごとの廃棄時期を明示した簿冊ラベル（注3）の情報を本システムで管理し、保管、廃棄を適正かつ確実に実施。

   
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今後について

当社は、今後も渋谷区におけるさらなる公文書の電子化促進や蓄積データの分析などにより、「ちがいを ちからに変える街。渋谷区」の実現に貢献していきます。

また、自治体向けシステムの開発および導入・運用保守で約30年に渡り培った業務ノウハウをもとに、トップシェアを誇る「IPK」をはじめとする自治体業務「INTERCOMMUNITY21シリーズ」などのソリューションを通じて、ICTで社会問題や地域課題を解決し、人や社会の豊かさの実現を目指します。

商標について

記載されている製品名などの固有名詞は、各社の商標または登録商標です。

注釈

注1 渋谷区：

所在地 東京都渋谷区宇田川町1-1、区長 長谷部 健

注2 収受：

団体宛に到達した文書に対して、正式に公文書として扱うものとして受け付けること

注3 簿冊ラベル：

文書をとじるファイルの背表紙として貼り付けるための用紙

関連リンク

• 「FUJITSU 公共ソリューション IPKNOWLEDGE」紹介サイト

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